I denne personvernerklæringen gir vi deg som medlem informasjon om hvordan vi bruker og beskytter dine personopplysninger og hvilke rettigheter du har. Personopplysninger er alle opplysninger som kan knyttes til deg som enkeltperson. I denne forbindelse behandler vi også personopplysninger av særlige kategorier (sensitive personopplysninger), som inkluderer for eksempel opplysninger om fagforeningsmedlemskap. I forbindelse med juridisk rådgivning og bistand vil også andre særskilte opplysninger kunne bli behandlet, som for eksempel helsesituasjon, interne forhold på arbeidsplassen eller liknende.
Hvem er behandlingsansvarlig? STAFO ved administrativ leder er behandlingsansvarlig og har ansvaret for at opplysningene som vi har om deg som medlem i STAFO brukes i tråd med den til enhver tid gjeldende personvernlovgivningen. Der det daglige ansvaret er delegert, kommer det frem under hvert enkelt punkt. Delegeringen omfatter kun oppgavene og ikke ansvaret.
Hva er formålet og det rettslige grunnlaget? De viktigste formålene som vi bruker opplysningene til, er:
For å identifisere deg, administrere ditt medlemskap og levere våre tjenester til deg som medlem. For dette formålet bruker vi kontakt- og medlemsinformasjon, kommunikasjon og saksinformasjon.
For fakturering av medlemskontingent. For dette formålet bruker vi kontakt- og medlemsinformasjon og betalingsinformasjon.
Det rettslige grunnlaget for ovenstående punkter, er følgende: Det er nødvendig for å oppfylle vår avtale med deg. Det er nødvendig for formål knyttet til den berettigede interesse som forfølges av STAFO. Det er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser etter hvitvaskingsloven og bokføringsloven. Videre skjer behandlingen som ledd i STAFOs berettigede aktiviteter. Det vises i denne forbindelse til STAFOs vedtektsfestede formål:§ 2 Formål 2.1. STAFOs formål er å ivareta og fremme medlemmenes økonomiske, faglige og sosiale interesser.2.2. Formålet søkes nådd blant annet ved å: a) opprette og vedlikeholde hoved- og tariffavtaler om medlemmenes lønns- og arbeidsvilkår b) legge opp fond til støtte for forbundet og medlemmene c) gi medlemmene hjelp under forhandlinger og i andre spørsmål om lønn og arbeidsforhold d) støtte medlemmene økonomisk ved arbeidsnedleggelse og konflikter jfr. § 7.5 e) drive informasjonsarbeid rettet mot medlemmer og samfunnet ellers f) skolere tillitsvalgte og øvrige medlemmer
For bokføringsformål. For dette formål bruker vi kontakt- og medlemsinformasjon og betalingsinformasjon. Det rettslige grunnlaget for formålet er våre rettslige forpliktelser etter bokføringsloven. Servicetilbud og drift av STAFO forutsetter også at vi foretar oss følgende behandlinger av personopplysninger:Utarbeidelse av statistikk for å få en oversikt over våre medlemmer. Statistikken utarbeides anonymt. I den grad det er ønskelig å innhente statistikk som inkluderer personopplysninger vil dette skje på bakgrunn av ditt samtykke innhentet fra STAFO for det konkrete formål. Formålet vil i så tilfelle fremkomme av samtykkeerklæringen.Avholdelse av kurs, for å gi relevante medlemstilbud til deg som medlem og sikre gjennomføring av kursene. Du samtykker til dette gjennom påmeldingskjema for respektive kurs. Kun minimum av de allmenne personopplysningene som du oppgir ved påmelding, deles med kurssted og kursholder for praktisk gjennomføring av kurset.Mail- og SMS-varsling, for å sende deg som medlem relevant informasjon, for eksempel informasjon om kurs, tarifforhandlinger, opplysninger om streik osv.Markedsføring av aktiviteter og arrangementer. Som en del av vårt informasjons- og markedsføringsarbeid så kan det bli tatt bilder på våre arrangementer. For våre medlemmer så vil vi uansett om du har en fremtredende eller bakgrunnsrolle på bildematerialet vårt, be om samtykke fra deg før vi publiserer artikkel, bilde eller video der du er nevnt eller med, på sosiale medier, hjemmesiden vår eller i annet informasjonsmateriell vi produserer.For våre tillitsvalgte eller andre personer som har en særskilt rolle i organisasjonen, så vil vi bare be om samtykke for publisering fra deg i de situasjonene der du har en fremtredende rolle i artikkel, bilde eller videomateriale. For ytterligere detaljer, se egen <avtale/instruks og veiledning> for tillitsvalgte.Ved anmodning om individuell bistand eller juridisk rådgivning, vil vi også kunne trenge annen sensitiv/særskilt informasjon, avhengig av sakens karakter. Samtykke for dette avgis ved signering av vårt oppdragsskjema.
Hvilke opplysninger har vi om deg? Opplysninger som gis av degNår du melder deg inn som medlem i STAFO og benytter deg av våre medlemstilbud, gir du oss typisk følgende opplysninger: Kontakt- og medlemsinformasjon, som navn, alder, personnummer, bostedsadresse, epostadresse, telefonnummer, arbeidsgiver, stillingsbetegnelse hos arbeidsgiver, eventuell lønn og medlemsrolle (sentral eller lokal tillitsvalgt om aktuelt). Betalingsinformasjon, som lønnsopplysninger og betalingsmetode for betaling av kontingent (giro eller trekk i lønn med hjemmel i arbeidsmiljøloven og relevant tariffavtale/hovedavtale) og kontonummer.Kommunikasjon, som når du kontakter serviceavdeling/medlemsarkiv eller har kontakt med våre ansatte rådgivere, advokater, forhandlere og andre ansatte.Saksinformasjon, som opplysninger du oversender til oss for å belyse en eventuell sak hos STAFO. Hva slags informasjon du oversender vil avhenge av sakens karakter, men kan for eksempel være opplysninger om helse, dokumentasjon knyttet til arbeidssituasjon, økonomiske forhold, familieforhold, arv osv. Denne dokumentasjonen vil vi innhente et frivillig samtykke fra deg for å behandle, men vi må påpeke at saksbehandlere i STAFO vil være avhengig av denne dokumentasjonen for å kunne gi deg korrekt råd og veiledning. Opplysninger som samles inn om degI tillegg til informasjonen du selv oppgir, så får vi få informasjon om deg fra våre samarbeidspartnere, se «hvem deler vi opplysninger med» nedenfor. Alle besøkende på hjemmesiden vår (www.STAFO.NO), uavhengig av om man er medlem eller bare tilfeldig besøkende, bli registrert i vår statistikk, analyseverktøy og systemlogger. Mer detaljert informasjon finnes i personvernerklæringen for hjemmesiden.
Hvem deler vi opplysningene med? Leverandører og samarbeidspartnereVi deler opplysningene med våre leverandører og samarbeidspartnere i den utstrekning det er nødvendig for å yte tjeneste til deg. Disse er å anse som databehandlere som behandler personopplysninger på vegne av STAFO, i tråd med STAFOs fastsatte formål med behandlingen. Behandlingen reguleres av egne databehandleravtaler.
Uravstemning og spørreundersøkelser Databehandlere benyttes også for den praktiske gjennomføringen av anonyme spørreundersøkelser eller voteringer ved bruk av e-post, for eksempel for å gjennomføre uravstemning, valg av tillitsvalgte eller kartlegge medlemsmassen vår. I den grad det er ønskelig å gjennomføre spørreundersøkelser som inkluderer personopplysninger (ikke-anonyme undersøkelser) vil dette skje på bakgrunn av samtykke innhentet fra deg for det konkrete formål. Formålet vil i så tilfelle fremkomme av samtykkeerklæringen.
Deling av informasjon i forbindelse med medlemsfordeler STAFO deler også informasjon med Gjensidige for å sikre at våre medlemmer får relevante medlemstilbud fra Gjensidige. Videre deler STAFO opplysningene med DNB, fordi DNB utsteder medlemsbevis for fremvisning til tredjeparter via YS mobilapp, eller som fysisk medlemsbevis. Delingen vi gjør er en forutsetning for å kunne oppfylle vår avtale med deg i relasjon til våre medlemstilbud. Informasjonen benyttes til å sikre at du oppnår dine medlemsfordeler. Ingen av våre samarbeidspartnere vil bruke denne informasjonen til markedsføring eller andre formål uten ditt samtykke.I den grad behandling av personopplysning skjer utenfor STAFOs fastsatte formål, vil dette skje på bakgrunn av et eget samtykke fra deg for dette konkrete formålet.Tillitsvalgte i STAFO STAFOs og Medlemsorganisasjonens tillitsvalgte i den enkelte virksomhet får tilgang til opplysninger om sine medlemmer i STAFO som tilhører den tillitsvalgtes virksomhet. Dette inkluderer kun kontakt- og medlemsinformasjon og betalingsinformasjon som den tillitsvalgte får tilgang til via lister oversendt fra Servicekontoret i STAFO. De tillitsvalgte får ikke innsyn i korrespondanse eller saksinformasjon, med mindre medlemmet selv samtykker til dette i den konkrete sak eller overleverer slik informasjon til tillitsvalgte på eget initiativ.Den tillitsvalgte har også en egen instruks som beskriver den tillitsvalgte rolle og arbeidsoppgaver. Dette inkluderer føringer vedrørende ivaretakelse av personvern for sine respektive medlemmer.I kraft av lov og avtaleverk kan også arbeidsgivere overlevere opplysninger til STAFOs lokale tillitsvalgte. hjemmesiden vår – www.STAFO.NOSTAFO har en egen personvernerklæring relatert til besøkendes bruk av våre nettsider. Denne beskriver blant annet bruk av analyseverktøy, logger og statistikk. Det deles ikke spesifikk informasjon om deg her, med mindre det er publisert bilde eller artikkel der du er nevnt eller er med. Dette er beskrevet i forbindelse med servicetilbudet vårt lenger oppe i dette dokumentet.
Hvordan sikrer vi opplysningene dine? Opplysningene sikres gjennom fysiske, tekniske og administrative metoder og tiltak, som blant annet beskyttelse av infrastrukturen og kontorbygninger, tekniske fasiliteter og kravstillelse til vårt personell og underleverandører. Alle ansatte i STAFO har signert taushetserklæringer. I tillegg er advokatene vi bruker i STAFO bundet av lovbestemt taushetsplikt. Tillitsvalgte har også taushetsplikt etter lov og avtaleverk om personopplysninger vedkommende får om STAFOs medlemmer i kraft av sin rolle som tillitsvalgt, og i henhold til gjeldende instruks som tillitsvalgt.All informasjon om deg oppbevares innenfor EU/EØS området og nødvendige databehandleravtaler og taushetserklæringer er på plass med våre underleverandører og samarbeidspartnere. Våre IT-løsninger er satt sammen av systemer vi har hos vår driftspartner samt i skyløsninger. Sikkerhetstiltak inkluderer blant annet alminnelige systemlogger i IKT-systemer og fagapplikasjoner, for å sikre STAFO mot uautorisert bruk, brudd på forretningsdriften eller annen informasjonslekkasje. Det er de ansattes bruk av systemene som blir registrert. Det gis ikke ytterligere informasjon her av hensyn til sikkerheten i våre systemer. Det rettslige grunnlaget for slike logger er kravet om logger i personopplysningslovens §§ 2-8 og 2-14, samt personopplysningslovens § 8 f), samt GDPR artikkel §32 for å ivareta STAFOs sikring av andre informasjonsverdier enn personopplysninger.Loggene beholdes i minimum 3 måneder og slettes etter maksimum 24 måneder. Det er iverksatt tilgangskontrolltiltak som sikrer at kun dedikert sikkerhets- og IKT-personell med tjenstlig behov har tilgang til denne typen logginformasjon.I forbindelse med besøk i våre lokaler, kan det også forekomme at du blir registrert i adgangs- og kameraovervåkingssystemer til gårdeier, men STAFO har ikke tilgang til denne informasjonen.
Hvor lenge lagrer vi opplysningene? Vi lagrer opplysningene kun så lenge det er nødvendig. Dette innebærer som hovedregel at vi lagrer opplysningene om deg så lenge du er medlem hos oss.Ved utmelding slettes personopplysningene ved utmelding og senest innen 3 måneder. Enkelte opplysninger vil vi likevel beholde lenger. Dette er typisk opplysninger vi er lovpålagt å beholde, for eksempel opplysninger om betaling av medlemskontingent (faktura), som vi i henhold av skatteloven/bokføringsloven må beholde i minst fem år. Disse opplysningene lagres kun for dette formålet. Videre vil STAFO ikke slette personopplysninger omgående i konkrete saker der man anser det som nødvendig å beholde opplysningene i lengre tid. Dette vil typisk være opplysninger relatert til en konkret sak, rettstvist eller lignende, eller saker som vedrører klager eller krav rettet mot oss. For disse tilfellene arkiveres opplysningene, før de slettes når behovet for å beholde opplysningene anses opphørt.
Hvilke personvernrettigheter har jeg? Du har en rekke personvernrettigheter. Disse kan du benytte deg av ved å ta kontakt med oss.Dine rettigheter omfatter:
Informasjon. Ytterligere informasjon om hvordan vi behandler opplysninger om deg.
Innsyn. Du kan se hvilke opplysninger vi har om deg, og få kopi av disse.
Korrigering. Du kan rette og supplere opplysninger om deg.
Sletting. Du kan be om sletting av opplysninger som vi ikke lenger har grunnlag for å oppbevare.
Begrensning. Du kan be om at vi begrenser bruken av dine opplysninger.
Dataportabilitet. Du kan be om at dine opplysninger overføres til deg eller til en annen virksomhet/organisasjon i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format.
Samtykke. Du kan når som helst få opplyst hvilke samtykker du har gitt, og endre eller trekke tilbake disse ved å kontakte oss.Vær oppmerksom på at disse rettighetene er gjenstand for begrensninger som følger av annen lovgivning. Vi vil besvare din henvendelse så snart som mulig, og typisk senest innen én måned. Hvis du mener at vi behandler personopplysninger urettmessig, har du rett til å klage til Datatilsynet. Vi håper at du først tar kontakt med oss, slik at vi kan vurdere dine innsigelser og oppklare eventuelle misforståelser.
Endringer i personvernerklæringen Vi vil kunne oppdatere personvernerklæringen fra tid til annen. Du vil alltid finne siste versjon av vår personvernerklæring på hjemmesiden vår, www.STAFO.NO.
Kontaktinformasjon Ta gjerne kontakt med oss hvis du har spørsmål, kommentarer eller ønsker å gjøre bruk av dine rettigheter eller klage på behandlingen vi gjør av opplysningene dine.
